.png)
Od papierowych akt osobowych do cyfrowej eTeczki HR
Przekazujesz nam papierowe dokumenty, odbierasz gotowe, bezpieczne i w pełni zgodne z prawem dokumenty cyfrowe.
Pierwsza rozmowa, bez zobowiązań, trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy. Wspólnie odpowiemy na pytanie czym jest eTeczka.
100 000+
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w papierze kosztuje więcej, niż myślisz
Tygodnie zamiast minut
Gdy pracownik składa wniosek o zaświadczenie, Twój dział HR przeszukuje archiwa, drukuje, podpisuje i wysyła. Każdy wniosek to godziny pracy — a przy setkach pracowników te godziny zamieniają się w tygodnie, w skali roku.
Kontrola PIP bez strachu? Tylko z kompletną dokumentacją
Niekompletna teczka osobowa to kara administracyjna. Zagubiony aneks, brakująca klauzula RODO, nieaktualne badania, brak świadectwa pracy — w papierowym archiwum błąd ludzki to kwestia czasu. Informacje o brakujących dokumentach to podstawa uniknięcia kar.
Pracownik bez ważnych badań = naruszenie art. 229 k.p.
Ręczne monitorowanie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP dla setek pracowników jest praktycznie niemożliwe. Jedno przeoczenie naraża zarząd na odpowiedzialność karną i blokuje dopuszczenie pracownika do pracy.
Ukryte koszty HR rosną z każdym nowym pracownikiem i długoterminową archiwizacją. Druk, wysyłka, archiwizacja, nadgodziny przy kontrolach — to koszty, których nie widać w jednej pozycji budżetu, ale sumują się do poważnych kwot rocznie.
Dane osobowe w papierowych teczkach to ryzyko RODO. Fizyczne akta mogą trafić w niepowołane ręce. Wyciek danych zdrowotnych czy finansowych to nie tylko kara — to utrata zaufania pracowników i reputacji pracodawcy.
Przy wielu pracownikach i rozproszonych lokalizacjach hybrydowy obieg dokumentów staje się pułapką operacyjną. Papier + e-mail + Excel = dział HR nie nadąża za wzrostem firmy i traci kontrolę nad procesem.
eTeczka – elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej bez papieru
eTeczka ArchiDoc
Teczki pracowników vs. akta osobowe
Zgodność z prawem
Nigdy więcej strachu przed kontrolą
System waliduje kompletność każdej teczki — dopóki nie zostaną dodane wszystkie wymagane dokumenty, teczka nie może zostać zamknięta. Zasilanie systemów HR danymi umożliwiającymi generowanie alertów o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP eliminuje ryzyko naruszeń Kodeksu pracy.
Efektywność operacyjna
Z kilku dni do kilku minut
Moduł samoobsługowy (Employee Self-Service) pozwala pracownikowi złożyć online wniosek o zaświadczenie. Dzięki elektronicznej wersji dokumentacji oszczędzasz czas na odszukiwanie papierowej dokumentacji pracownika i szybciej wystawisz zaświadczenia z podpisem elektronicznym.
Wdrożenie bez ryzyka
Pilotaż zanim podpiszesz umowę
Nie musisz wierzyć nam na słowo. Przeprowadzamy pilotaż na prawdziwych aktach wskazanych przez Ciebie. Dostarczamy gotowy wynik — czytelne skany i dane w systemie — zanim podpiszesz docelową umowę.
Wybierz wariant eTeczki dopasowany do Twojej organizacji
eTeczka ArchiDoc
Dla HR i pracowników
Czym jest eTeczka?
Twoja ścieżka od papieru do cyfrowych akt
Przejmujemy 100% odpowiedzialności za digitalizację. Ty angażujesz się tylko w dwóch momentach — na starcie i przy odbiorze. Cały proces trwa od 2 do 4 miesięcy i odbywa się równolegle do bieżącej pracy Twojego HR — bez przestojów.
01
ty
Umawiasz się na odbiór
Wskazujesz lokalizację i termin. My przyjeżdżamy, pakujemy dokumenty w plombowane pudła i zabieramy je do naszego centrum operacyjnego. Ty nie musisz nic przygotowywać.
02
archidoc
My digitalizujemy
Porządkujemy, skanujemy i indeksujemy każdy dokument w kontrolowanym środowisku. Weryfikujemy kompletność i jakość — dopóki wszystko się nie zgadza, teczka nie zostaje zamknięta.
03
Archidoc
Dane trafiają do Twojego systemu
Integrujemy dokumentację z Twoim systemem HR (SAP, TETA lub inny) przez API lub SFTP. Dokumenty są podpisane elektronicznie i gotowe do użycia od pierwszego dnia.
04
ty
Weryfikujesz efekt
Sprawdzasz gotową dokumentację w swoim systemie. Porównujesz z oryginałami. Zgłaszasz uwagi — my je obsługujemy. Dopiero po Twojej akceptacji uznajemy etap za zamknięty.
05
TY + ZESPół
Korzystasz z cyfrowych akt
Twoja dokumentacja jest dostępna online — bezpiecznie, szybko i zgodnie z uprawnieniami. Pracownicy składają wnioski przez ESS- Employee Self-Service (Samoobsługa Pracownicza), HR generuje zaświadczenia w minuty, a system pilnuje terminów BHP i badań.
Dla każdego działu
Decyzja o formie elektronicznej teczki pracowniczej dotyczy wielu obszarów biznesowych firmy
W organizacjach decyzja o eTeczce angażuje wiele działów. Poznaj odpowiedzi dla każdego z nich.
Dyrektor HR
Mój zespół tonie w papierach
Mój zespół tonie w papierach. Nie mam czasu ani ludzi na digitalizację.
- Twój team nie musi się angażować w projekt - My przejmujemy cały proces
- Wnioski pracownicze obsługują się same (ESS) - HR odzyskuje czas na strategię
- Automatyczne alerty o terminach BHP i badań - Zero przeoczonych kontroli
- Jedno miejsce dla całej dokumentacji - Koniec z szukaniem w teczkach
Dyrektor Finansowy / CFO
Nie wiem, ile naprawdę kosztuje nas papierowy HR
Nie wiem, ile naprawdę kosztuje nas papierowy HR. I nie wiem, czy digitalizacja się zwróci.
- Pełna transparentność kosztów — umowa bez ukrytych opłat, cennik przed podpisem
- Model usługowy zamiast inwestycji w infrastrukturę — płacisz za efekt
- Redukcja kosztów operacyjnych HR (druk, kuriery, nadgodziny, archiwizacja)
- Eliminacja ryzyka kar finansowych za niekompletną dokumentację (PIP, RODO)
- Kalkulator ROI dostępny na żądanie — pokażemy liczby dla Twojego case'u
Prawnik / Compliance / IOD
Pewność, że dane są bezpieczne
Muszę mieć pewność, że dane pracowników są bezpieczne i przetwarzane zgodnie z prawem.”
- ISO 27001 + RODO — certyfikowane standardy bezpieczeństwa
- Pełna audytowalność dostępu do danych osobowych (kto, kiedy, co)
- Umowa DPA i RODO zawarta jeszcze przed startem projektu
- Dane przetwarzane wyłącznie na terenie EOG
- Standardowy protokół postępowania w przypadku incydentu bezpieczeństwa
IT / Bezpieczeństwo
Integracja bez dziur bezpieczeństwa
Muszę wiedzieć, jak system integruje się z naszym środowiskiem i czy nie stworzy dziury bezpieczeństwa.
- Udokumentowane doświadczenie z 30+ integracjami: SAP, TETA i inne systemy HR
- Szczegółowa rekomendacja techniczna przed startem — wiesz, co robisz
- Szyfrowanie end-to-end, monitoring 24/7, zero dostępu zewnętrznego bez autoryzacji
- Pilotaż na rzeczywistych danych — możesz przetestować bezpieczeństwo przed wdrożeniem
- Obsługa dokumentów wielojęzycznych bez ryzyka błędów OCR
Certyfikaty i procedury zapewniające bezpieczeństwo informacji
01
ISO 27001
Certyfikowany system zarządzania bezpieczeństwem informacji
02
RODO / GDPR
Pełna zgodność z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Dane wyłącznie w EOG.
03
Szyfrowanie end-to-end
Szyfrowanie danych na każdym etapie — skanowanie, indeksowanie, przechowywanie dokumentów
Całodobowy nadzór nad centrami operacyjnymi. Systemy alarmowe, kamery, kontrola dostępu.
Podwójna autoryzacja
Dostęp do dokumentów wymaga dwuetapowej weryfikacji tożsamości
Edycja metadanych na dokumencie jest logowana — wiesz kto i kiedy wprowadził zmiany w metrykach danej teczki
Gotowy na cyfrowe akta?
Bez zobowiązań. Pierwsza rozmowa trwa 15–60 minut i kończy się konkretną rekomendacją dla Twojej firmy.
Ile kosztuje Cię papierowy HR?
Przesuń suwaki, żeby zobaczyć szacunkowy koszt zdigitalizowania jednej teczki osobowej. Dokładną kalkulację przygotujemy po bezpłatnej konsultacji.
~75,83 zł
Dokładna kalkulacja po bezpłatnej konsultacji.
~75,83 zł
Masz pytania?
My mamy odpowiedzi.
Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z nami — odpowiemy w ciągu 24 godzin.
Jak długo trwa wdrożenie eTeczki?
Czas wdrożenia zależy od liczby teczek i stopnia skomplikowania struktury dokumentacji. Dla firmy z 1000–3000 pracowników typowy projekt trwa od 2 do 4 miesięcy. Realizujemy go równolegle do bieżącej pracy Twojego HR — Twój zespół nie odczuwa przestoju. Przed podpisaniem umowy przedstawiamy szczegółowy harmonogram.
Czy możemy przetestować jakość przed podjęciem decyzji?
Tak — to nasz standard. Przeprowadzamy pilotaż na rzeczywistych aktach osobowych wskazanych przez Ciebie. Dostarczamy gotowy wynik: czytelne skany + zindeksowane dane w systemie. Możesz ocenić jakość zanim podpiszemy umowę docelową. Zero ryzyka inwestycyjnego.
Co z bezpieczeństwem danych osobowych moich pracowników?
Pracujemy według standardów ISO 27001 i jesteśmy w pełni zgodni z RODO. Dane przetwarzane są wyłącznie w ramach infrastruktury ArchiDoc. Każdy nasz pracownik jest zobowiązany NDA. Transport dokumentów jest plombowany i monitorowany. Masz pełny dostęp do dziennika operacji — wiesz, kto dotknął każdego dokumentu. To wyższy poziom kontroli niż w przypadku tradycyjnego, papierowego archiwum.
Czy system zintegruje się z naszym systemem HR (SAP, TETA)?
Tak. Mamy udokumentowane doświadczenie z ponad 30 integracjami, w tym SAP i TETA. Przed startem projektu dostarczamy szczegółową rekomendację techniczną dopasowaną do architektury Waszego systemu. Gwarantujemy poprawność i kompletność danych od pierwszego dnia po integracji.
Co jeśli mamy dokumenty w różnych językach (np. pracownicy zagraniczni)?
Obsługujemy dokumenty wielojęzyczne, włącznie z alfabetem cyrylicy i innymi alfabetami niełacińskimi. Stosujemy hybrydową technologię (OCR + weryfikacja ekspercka), która gwarantuje bezbłędne rozpoznanie i zindeksowanie każdego dokumentu — niezależnie od języka.
Jak wygląda kwestia e-podpisu na zdigitalizowanych dokumentach?
Możemy podpisywać dokumenty elektronicznie w imieniu pracowników Twojej firmy na podstawie pełnomocnictwa. Używamy dowolnego wymaganego rodzaju podpisu, możemy podpisać: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczna pracodawcy bądź prostym podpisem elektronicznym. Ty nie musisz angażować pracowników w ten proces. Efekt: kompletne, prawnie wiążące teczki gotowe do audytu od dnia zakończenia projektu.
Czy musimy angażować nasz dział IT do wdrożenia?
Zaangażowanie IT jest minimalne i ograniczone do etapu integracji z systemem HR. Przygotowujemy szczegółową dokumentację techniczną, która ułatwia akceptację projektu po stronie IT. Mamy doświadczenie z wewnętrznymi procedurami bezpieczeństwa dużych organizacji — wiemy, jakie pytania zadaje Wasz dział IT i mamy na nie gotowe odpowiedzi.
Jak wyglądają koszty i czy są ukryte opłaty?
Stawiamy na pełną transparentność: otrzymujesz czytelny cennik i umowę bez ukrytych opłat. Wszystkie założenia procesowe i koszty są znane i zaakceptowane przez obie strony przed podpisem dokumentów. Możemy przygotować dla Ciebie kalkulację ROI — pokażemy, ile tracisz miesięcznie na papierowym HR i jak szybko inwestycja się zwróci.
Czym jest elektroniczna dokumentacja pracownicza i elektroniczne akta osobowe?
Elektroniczna dokumentacja pracownicza to cyfrowa forma prowadzenia akt osobowych pracowników i pozostałej dokumentacji HR — zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Elektroniczne akta osobowe pracowników zastępują papierowe teczki i zapewniają dostęp do cyfrowych akt osobowych z dowolnego miejsca. eTeczka ArchiDoc to kompleksowa usługa transformacji — od pierwszego pudła dokumentacji papierowej do w pełni zarządzanego, zgodnego z prawem systemu dokumentacji elektronicznej.
Dla jakich firm jest eTeczka?
eTeczka sprawdza się w firmach, które chcą przejść na model paperless, skrócić czas obsługi wniosków pracowniczych, przygotować się na audyty i kontrole PIP, zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych zgodnie z RODO, a także budować wizerunek nowoczesnego pracodawcy. Szczególnie dobrze działa w organizacjach z rozproszonymi lokalizacjami i dużą liczbą pracowników.